10 trucs et astuces Excel

Les feuilles de calcul Excel sont un excellent moyen de comparer et d’exploiter les données et leurs variantes sur des lignes et des colonnes. Toutefois, cet outil de la suite Office offre également d'excellentes fonctionnalités pour la conversion d'unités, l'analyse de scénarios économiques, le filtrage, la sélection et la modification de plusieurs éléments. Ces fonctions, qui ne sont pas connues de nombreux utilisateurs de base du programme, peuvent faciliter la vie de ceux qui utilisent des feuilles de calcul au travail ou au quotidien. Consultez dix tutoriels et astuces avancées ainsi que des conseils avancés sur Microsoft Excel.

Sept fonctions Excel que peu de gens connaissent

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1. Sélection avancée

Grâce à la fonctionnalité "Rechercher", Microsoft Excel, comme tous les programmes Office, peut rapidement trouver des éléments et des termes dans un document. Cependant, afin de pouvoir éditer plusieurs données simultanément, l’application vous permet de toutes les sélectionner.

Étape 1. Marquez la table entière avec les données que vous voulez récupérer et sélectionnez. Ensuite, dans l'onglet "Accueil", choisissez "Rechercher et sélectionner" et cochez la case "Rechercher ...";

Avec les données sélectionnées, cliquez sur les commandes dans l'onglet "Accueil" en surbrillance

Étape 2. Dans la fenêtre "Rechercher et remplacer", tapez le terme que vous souhaitez rechercher et appuyez sur "Rechercher tout";

Entrez l'élément que vous souhaitez rechercher et appuyez sur "Rechercher tout"

Étape 3. Sélectionnez l’un des éléments affichés et appuyez sur les touches "Ctrl" + "A" pour sélectionner tous les résultats simultanément. Puis appuyez sur fermer - les cellules sélectionnées seront toujours sélectionnées;

Cliquez sur un élément du résultat et sélectionnez "Ctrl" + "A" pour tout sélectionner.

Étape 4. Grâce à cette sélection, vous pouvez supprimer, mettre en surbrillance ou copier tous les éléments sélectionnés en même temps.

Avec la sélection avancée, vous pouvez modifier ou supprimer tous les éléments trouvés.

2. Transposition avancée

La fonctionnalité de transposition Excel vous permet de convertir des colonnes en lignes et inversement. Cependant, avec une transposition avancée, l'utilisateur utilise une formule, liant les données de la table transposée et provoquant la réplication de toute modification des éléments.

Étape 1. Sélectionnez le nombre de cellules et de colonnes équivalent au nombre de colonnes et de cellules que vous souhaitez transposer - par exemple: si un tableau contient 2X5, sélectionnez des cellules au format 5X2;

Marquez un nombre de cellules équivalent à la feuille de calcul qui sera transposée

Étape 2. Toujours avec les cellules marquées, écrivez la fonction "TRANSPOR (X: Y)" - où "X" est la première cellule du coin supérieur gauche du tableau et "Y" la dernière cellule du coin inférieur droit.

Puis tapez "TRANSPOR (X: Y)", avec "X" et "Y" indiquant le début et la fin du tableau à transposer

Étape 3. Le tableau sera transposé par la fonction, en définissant les valeurs d'origine. Cependant, toute modification des valeurs de la table d'origine modifiera immédiatement les éléments transposés.

La table transposée aura des valeurs fixes et reflétera toute modification de la table d'origine

3. Segmentation des données

Excel dispose d'un filtre spécial pour les tableaux identifiés dans votre feuille de calcul. La segmentation des données présente des macros spéciales avec des éléments de table, donnant des résultats dans une excellente présentation visuelle.

Étape 1. Sélectionnez les cellules qui seront identifiées comme un tableau et, dans l’onglet "Insertion", choisissez l’option "Tableau";

Mettez en surbrillance les cellules et cliquez sur les commandes en surbrillance pour insérer un tableau.

Étape 2. Dans la fenêtre qui s’ouvrira, vérifiez la sélection des cellules qui formeront le tableau, cochez l’option "Ma table a des en-têtes" et confirmez "OK";

Dans la fenêtre "Créer une table", cochez la case "Ma table a des en-têtes" et cliquez sur "OK".

Étape 3. Ensuite, dans l'onglet "Conception", cliquez sur l'option "Insérer une segmentation des données" pour activer le système de filtrage dynamique de la table créée.

Une fois la table créée, cliquez sur le bouton "Insérer une segmentation des données" dans la "conception".

Étape 4. Une fenêtre s’ouvrira avec des options pour les en-têtes du tableau créé. Sélectionnez ceux dont vous avez besoin et appuyez sur "OK";

Choisissez les en-têtes de colonne que vous souhaitez utiliser

Étape 5. Une fois la segmentation des données créée, chaque option marquée dans la fenêtre des en-têtes éliminera les alternatives incompatibles avec les autres. De même, les éléments sélectionnés seront affichés dans le tableau, tandis que les éléments non marqués resteront masqués.

Chaque élément marqué sera affiché dans le tableau, tandis que les autres seront cachés

4. Gestionnaire de scénario

La présentation des données dans des feuilles de calcul Excel facilite la visualisation de résultats différents. Cependant, avec la fonctionnalité Gestionnaire de scénarios, vous pouvez modifier les variables et générer un rapport avec une échelle allant du meilleur au pire.

Étape 1. Dans une feuille de calcul, sélectionnez les valeurs des variables et, dans l'onglet "Données", cliquez sur le bouton "Test des hypothèses", puis sur l'option "Gestionnaire de scénarios ...";

Vérifiez les valeurs des variables dans le tableau et cliquez sur les commandes en surbrillance dans l'image.

Étape 2. La fenêtre "Edit Scenario" s’ouvrira. Tapez un nom dans le champ "Nom du scénario" et cliquez sur "OK" pour continuer à configurer l'un des scénarios possibles.

Nommez le scénario et appuyez sur "OK"

Étape 3. Ensuite, modifiez les valeurs de chaque variable, en fonction des cellules précédemment choisies, et terminez par "OK";

Continuez à éditer le scénario en choisissant les valeurs pour chaque variable et en cliquant sur "OK"

Étape 4. Répétez l'opération pour ajouter d'autres scénarios et, lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez-en un dans la fenêtre "Gestionnaire de scénarios", cliquez sur "Afficher" pour afficher le scénario. Les formules de la feuille de calcul incorporeront et utiliseront immédiatement les valeurs du scénario;

Sélectionnez un scénario et cliquez sur "Afficher" pour l'afficher, ainsi que le résultat avec les formules

Étape 5. Toujours dans la fenêtre "Gestionnaire de scènes", cliquez sur le bouton "Résumer" pour créer une feuille de calcul spéciale pour chaque scénario.

L'option "Résumer" crée une feuille de calcul avec les résultats de tous les scénarios.

Étape 6. Le "Résumé de scénario" sera créé dans une nouvelle feuille de calcul et présentera les scénarios créés en fonction de la configuration souhaitée.

Excel créera le "Résultat du scénario" dans une nouvelle feuille de calcul

5. Fonction "CONVERTISSEUR"

Excel dispose d'une énorme base de données de conversion pour les valeurs et les mesures de température, poids, taille, etc. Pour accéder à cette fonctionnalité et l’utiliser, insérez simplement la fonction "CONVERTISSEUR" en convertissant automatiquement les valeurs.

Étape 1. Entrez la formule "= CONVERTISSEUR (X;") sans les guillemets pour afficher le tableau des valeurs de conversion Excel - où "X" est la cellule avec la valeur d'origine à choisir. après avoir identifié la cellule pour ouvrir la table de valeurs (dans l'image, par exemple, on a choisi "nombres en litres");

Écrivez la fonction "= CONVERTISSEUR (X;") et choisissez la catégorie de mesure à convertir.

Étape 2. Ensuite, avec la formule "= CONVERTISSEUR (X;" Y ";" - où "Y" est la mesure sélectionnée - choisissez dans un deuxième tableau, compatible avec le premier, la formule pour laquelle la valeur sera convertie;

Après avoir entré le deuxième ";" de "= CONVERTISSEUR (X;" Y ";", choisissez le degré de conversion de la valeur

Étape 3. La cellule avec la formule convertira automatiquement toute valeur donnée dans le premier champ, peut être répliquée et les mesures modifiées dans d'autres cellules.

Le champ avec la formule changera automatiquement les valeurs de la cellule précédemment choisie

6. Cellules à contenu invisible

Avec des fonctionnalités permettant de masquer des colonnes entières de feuilles de calcul, Microsoft Excel offre également une astuce pour masquer les valeurs de certaines cellules.

Étape 1. Cliquez avec le bouton droit sur la cellule qui a la vue masquée, puis choisissez l’option "Formater les cellules ...";

Cliquez avec le bouton droit sur la cellule et choisissez "Formater la cellule ..."

Étape 2. Dans la fenêtre "Format de cellule", dans l’onglet "Numéro", choisissez l’option "Personnalisé" et, dans le champ de texte, tapez ";;;" (sans les guillemets);

Sélectionnez "Personnalisé" et tapez ";;;" dans le champ de texte

Étape 3. Le contenu de la cellule sera masqué de la vue normale de la feuille de calcul et sera affiché sous forme de champ vide. Cependant, vous pouvez vérifier sa valeur en vous référant à la barre de formule Excel.

Les valeurs de cellule ne seront affichées que dans la barre de formule

7. Analyse des données

Microsoft Excel propose une suite de fonctionnalités permettant d'analyser des données statistiques plus précises et plus raffinées. Cependant, cet outil est disponible dans la configuration d'origine du programme.

Étape 1. Pour activer le package d'analyse de données, cliquez sur l'onglet "Fichiers", puis sur l'option "Options".

Dans l'onglet "Fichier", cliquez sur "Options"

Étape 2. Une fenêtre avec diverses options de configuration Excel s’ouvrira. Dans la partie "Compléments", choisissez l'option "Compléments Excel" dans la case à cocher située au bas de l'interface et terminez par "Aller ...";

Sous "Add-ons", choisissez "Excel Add-ins" et cliquez sur "Go ..."

Étape 3. Dans la fenêtre "Add-ons", cochez la case "Outils d'analyse" et appuyez sur "OK".

Puis cochez "Outil d'analyse" et cliquez sur "OK"

Étape 4. Les options d’analyse des données sont accessibles via un bouton de l’onglet "Données", en choisissant l’une des alternatives pour lancer la configuration des ressources statistiques.

Dans l'onglet "Données" sera le bouton "Analyse des données" avec les fonctionnalités statistiques sophistiquées d'Excel

8. Supprimer les cellules vides

La suppression des cellules vides est une astuce pratique et simple pour éditer et normaliser les feuilles de calcul Excel. Bien qu'il n'y ait aucun moyen de le faire, l'alternative à l'aptitude est très utile et polyvalente.

Étape 1. Dans une feuille de calcul avec des cellules vides, sélectionnez vos colonnes et tapez la commande "Ctrl" + "G" pour ouvrir la fonctionnalité "Aller à" et cliquez sur "Spécial ...";

Sélectionnez les colonnes de la feuille de travail, ouvrez "Aller à" avec "Ctrl" + "G" et cliquez sur "Spécial ..."

Étape 2. Dans la fenêtre "Aller à spécial", sélectionnez l’option "Vierge" et appuyez sur "OK" pour sélectionner toutes les cellules vides dans la sélection de la feuille de calcul;

Choisissez "Vierge" et cliquez sur "OK" pour sélectionner toutes les cellules vides

Étape 3. Ensuite, sous l'onglet "Accueil", cliquez sur la commande "Supprimer" et sélectionnez l'option "Exclure les cellules ...". Dans la boîte de sélection qui s’ouvrira, choisissez l’option "Surligner les cellules vers le haut" pour conserver l’unité de la feuille de calcul avec des champs continus.

Sous l'onglet "Accueil", cliquez sur "Supprimer", "Supprimer les cellules ..." et "Mettre les cellules en surbrillance"

9. Filtre avancé

Avec un système de filtrage déjà sophistiqué pour les feuilles de calcul, Excel dispose également de la fonctionnalité de filtre avancé qui vous permet de former un nouveau tableau avec des éléments extraits de la feuille de calcul d'origine.

Étape 1. Dans l'onglet "Données", sélectionnez "Avancé" pour activer la fenêtre de configuration du filtre avancé. Il est également important de copier l'en-tête de la feuille de calcul pour ne pas mélanger les cellules et déterminer déjà le terme à filtrer.

Copiez l'en-tête de la feuille de calcul avec le terme de filtre, puis cliquez sur "Avancé" dans l'onglet "Données".

Étape 2. Dans la fenêtre Filtre avancé, déterminez comme "Intervalle de liste" toute feuille de calcul à utiliser.

Marquez la feuille de calcul entière comme "Intervalle de liste"

Étape 3. Ensuite, choisissez l’en-tête et le terme de filtrage pour le champ "Gamme de critères";

Marquez l'en-tête et le terme de filtre comme "intervalle de critères"

Étape 4. Pour terminer le filtre avancé, cochez l'option "Copier dans un nouvel emplacement" et, ci-dessous, choisissez le champ dans "Copier dans:" et appuyez sur "OK";

Cochez "Copier vers un nouvel emplacement" et choisissez la cellule sous "Copier dans"

Étape 5. Le filtre avancé formera une nouvelle table uniquement avec les lignes contenant le terme du filtrage.

Une nouvelle feuille de calcul s'affichera dans le champ déterminé par le filtre avancé.

Étape 6. De même, vous pouvez combiner plus de deux termes et utiliser des valeurs numériques et des indicateurs pour améliorer le filtrage.

Le filtre avancé vous permet de combiner des termes et d'utiliser des valeurs avec des indicateurs numériques

10. Fonction "DIATRABALHOTOTAL"

Excel a plusieurs fonctionnalités pour compter les jours et les heures de travail, mais avec la formule "DIATRABALHOTOTAL", il est également possible de définir des jours fériés et des pantalons légers.

Étape 1. La formule "= DIATRABALHOTOTAL (A; B)" (sans les guillemets) compte automatiquement le nombre total de jours ouvrables - "A" étant la cellule avec la date du premier jour et "B" le champ avec le date du dernier jour;

Tapez "= DIATRABALHOTOTAL (A; B)", avec "A" et "B" indiquant respectivement le premier et le dernier jour ouvrable.

Étape 2. Cependant, cette fonction a une troisième variante qui, en plus de vérifier si la date tombe un week-end, soustrait déjà du nombre total de jours ouvrables. Pour continuer la formule, entrez "= DIATRABALHOTOTAL (A; B; C: D)" - avec C et D indiquant les première et dernière cellules de vacances ou de clairance;

Avec "= DIATRABALHOTOTAL (A; B; C: D)", l’intervalle "C: D" soustrait les vacances de la somme totale.

Étape 3. La fonction affiche automatiquement le résultat chaque fois que l’une de ses variantes est modifiée.

La formule doit immédiatement

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